商业诉讼系列（二）：没有正式签署合同，仅凭 WhatsApp 聊天记录能证明合同关系吗？
撰文：刘友军
在我们处理的商业纠纷中，交易双方没有签署正式书面合同的情况并不少见。
例如，在货物买卖中，卖方已经按照双方商定的内容交付货物，买方也已经接收甚至使用货物，并支付了部分款项。但是，当卖方要求支付剩余货款时，买方却开始以各种理由拖延付款。
另一种情况则恰好相反：买方收到货物后认为货物不符合双方约定，要求卖方退货、退款、维修或者更换，但卖方一直没有处理。
经过多次沟通仍然无法解决，最终一方决定通过诉讼解决争议。这时才发现一个问题：
双方没有签署正式合同。
客户往往会问：
“我们虽然没有合同，但是有 WhatsApp 聊天记录，可以起诉吗？”
甚至在一些案件中，对方会直接提出：
“双方没有签署合同，所以我没有付款义务。”
这种说法是否成立？
答案并不能简单地取决于双方有没有在一份正式合同上签字。真正需要判断的是：双方之间是否已经达成具有法律约束力的协议，以及现有证据能否证明双方究竟同意了什么。
一、合同一定要正式签署才有效吗？
很多情况下，并不是。
根据马来西亚《1950年合同法》（Contracts Act 1950）第10条，只要协议符合有关法律规定的合同成立条件，便可能构成具有法律约束力的合同。除非有关交易依法必须采用特定形式，否则一般商业合同并不当然以双方签署一份正式书面合同作为生效条件。
现实中的商业交易，也往往不是通过一份文件一次性完成。
例如，双方可能先通过 WhatsApp 讨论价格和数量，之后通过电子邮件确认部分商业条件，再由买方下单，卖方安排生产或者交货，随后开具发票，买方收到货物后支付部分款项。
在这种情况下，即使双方从未签署一份名为“合同”或者“协议”的正式文件，也不能仅凭这一点认定双方之间不存在合同关系。
法院真正需要判断的通常是：
双方是否已经就交易的主要条件达成一致，以及双方后续的实际行为是否表明有关协议已经成立并开始履行。
因此，在商业诉讼中，关键问题通常不是“有没有一份签过字的合同”，而是：
“现有证据能不能证明双方同意了什么，以及双方后来做了什么。”
二、法院如何判断双方是否已经成立合同？
法院通常不会孤立地看某一份文件，而会结合整个交易过程判断双方之间的法律关系。
例如，报价单可能证明卖方提出的价格和商业条件；WhatsApp 或电子邮件可能证明双方就价格、数量、交货日期或者付款方式进行了协商；采购订单可能证明买方正式下单；送货单或者签收记录可能证明卖方已经履行交货义务；发票可以证明卖方要求买方支付相应款项；银行记录中的部分付款，则可能进一步证明买方已经接受有关交易并开始履行付款义务。
单独来看，其中任何一项证据都未必足以证明完整的合同关系。
但是，如果这些文件能够相互印证，例如：
报价 → 确认价格 → 下单 → 交货 → 签收 → 开票 → 部分付款
整个证据链便可能呈现出双方从协商、达成交易到实际履行的完整过程。
因此，没有正式合同，并不意味着没有证据。
真正影响案件结果的，往往是企业能否把不同阶段形成的文件和通讯记录连接起来，证明双方已经达成交易，以及有关交易的具体内容。
三、WhatsApp 聊天记录可以证明合同关系吗？
可以，但需要谨慎理解。
WhatsApp、微信及电子邮件已经成为现代商业交易中非常常见的沟通方式。企业可能通过这些工具讨论价格、确认数量、修改交货日期、接受订单，甚至确认付款安排。
马来西亚《2006年电子商务法》（Electronic Commerce Act 2006）承认电子信息不会仅仅因为以电子形式存在而失去法律效力。因此，电子通讯可以成为证明双方协议内容的重要材料。
同时，《1950年证据法令》第90A条允许在符合法定条件的情况下，将电脑生成的文件，包括有关电子记录，接纳为证据。
马来西亚法院也已经在多个案件中处理过 WhatsApp 信息的证据问题。
在 Shamsudin bin Mohd Yusof v Suhaila binti Sulaiman 一案中，法院确认，通过 WhatsApp 达成的协议可以构成具有法律约束力的合同。即使双方没有签署正式书面协议，只要符合《1950年合同法令》下有效合同成立的基本要件，有关协议仍可能依法执行。
在 Mok Yii Chek v Sovo Sdn Bhd 一案中，高等法院则确认 WhatsApp 信息属于《1950年证据法令》下“文件”的范围。因此，在符合相关证据规则的情况下，WhatsApp 信息可以作为法庭证据。
但是，WhatsApp 信息能够被法院接纳为证据，并不等于任何 WhatsApp 截图都能够证明合同成立。
在 Mohd Azahar Abdul Halim v Naza Motor Trading Sdn Bhd 一案中，法院指出，在依赖 WhatsApp 信息时仍需要谨慎考虑有关信息的真实性及可靠性，包括发送者和接收者的身份是否能够确认、发送时间是否明确、信息是否存在伪造或篡改的风险，以及是否存在其他更可靠或者更具决定性的证据支持有关主张。
因此，WhatsApp 在适当情况下确实可以用于证明合同关系，但法院仍然会结合信息本身以及其他交易证据，判断其真实性、完整性和证明力。
这也是为什么，从企业合同管理角度而言，我们并不建议企业仅依赖 WhatsApp 等即时通讯工具确认重要商业条款。
四、一句“OK”或者“同意”是否足以证明合同成立？
不一定。
例如，某人在 WhatsApp 中回复：
“OK。”
或者：
“同意按上述安排进行。”
如果脱离前后的完整对话，很难判断这个“同意”究竟同意了什么。
双方可能已经谈妥价格，但数量仍未确定；可能已经确认货物，但付款期限仍在协商；也可能在某条信息之后又重新修改了交易条件。
因此，法院不会简单地因为聊天记录中出现“OK”“Agreed”“Confirmed”等字眼，就当然认定合同已经成立。
仍然需要结合前后的完整沟通内容以及双方后续行为，判断双方是否已经就有关交易条件真正达成一致。
如果聊天记录还能够与报价单、采购订单、送货单、发票、付款记录等资料相互印证，其证明力通常会更强。
五、谁发出的 WhatsApp 信息，也可能成为争议焦点
企业还需要注意另一个经常被忽略的问题：
发出信息的人，是否有权代表公司作出有关承诺？
例如，负责跟进交货的普通员工在 WhatsApp 中同意延长付款期限；销售人员承诺给予额外折扣；项目人员同意增加工作范围。
发生争议后，公司可能提出，该员工没有权限代表公司修改合同条件。
因此，法院在判断有关通讯能否约束公司时，也可能需要考虑发送者的职位、职责、实际权限、双方过去的交易方式，以及公司之后是否通过履行行为接受或者确认了有关安排。
所以，企业在使用 WhatsApp 处理商业事务时，不仅需要考虑“说了什么”，还需要考虑“是谁说的”。
六、WhatsApp 身份如何证明？
WhatsApp 证据还有一个非常现实的问题：如何证明聊天记录中的账号或者电话号码确实属于对方？
在马来西亚，并没有一套专门针对 WhatsApp 使用者身份的独立证明规则。因此，当一方依赖 WhatsApp 聊天记录作为证据时，除了需要处理电子证据本身的可接纳性外，也需要通过其他证据证明有关电话号码、账号与所指称的当事人之间存在联系。
例如，可以结合电话号码记录、过去的完整聊天记录、双方此前的通讯方式、交易文件、证人证言以及聊天之后双方实际采取的行为进行证明。
因此，仅凭 WhatsApp 联系人名称、头像或者几张孤立的截图，并不一定足以证明发送者的身份。
如果企业预计有关聊天记录将来可能成为重要证据，应尽量保存完整对话，并保留能够将有关电话号码、账号与交易相对方联系起来的其他资料。
七、为什么不要只保存几张 WhatsApp 截图？
企业在发生争议后最常见的做法之一，是从大量聊天记录中截取几张自己认为最有利的截图。
这种做法存在明显风险。
经过裁剪的截图可能省略重要的前文或者后文。例如，客户可能先同意某个价格，但之后双方又重新协商；某条信息看起来像承认欠款，但完整对话可能显示双方对具体金额仍然存在争议。
孤立截图也更容易引发真实性方面的争议。对方可能质疑有关信息是否被修改、删除或者断章取义，甚至否认有关账号由其本人使用。
因此，一旦商业纠纷已经出现，企业首先应当做的并不是挑选“最有利”的几张截图，而是完整保存有关通讯记录及其上下文。
有关 WhatsApp、微信和电子邮件记录，还应当与报价单、采购订单、送货单、发票、付款记录以及其他交易文件一并保存。
员工更换手机、离职或者关闭公司通讯账号之前，也应当先处理有关业务资料的保存和交接。如果原始记录遗失，日后即使能够找到零散截图，证明起来也可能更加困难。
八、企业真正需要建立的是完整的“证据链”
没有正式签署合同，并不当然意味着企业无法追讨欠款；反过来，有一张发票或者几张 WhatsApp 截图，也不当然意味着案件一定能够胜诉。
商业诉讼真正重要的，是不同证据之间能否形成一条完整、合理而且相互一致的证据链。
例如，在追讨货款的案件中，企业最好能够回答以下几个问题：
谁提出了交易条件？
谁接受了这些条件？
订购了什么？
价格是多少？
什么时候交货？
货物是否已经收到？
有没有提出质量异议？
已经支付了多少？
剩余多少？
对方后来有没有承认有关欠款？
这些问题可能分别由报价单、WhatsApp、电子邮件、采购订单、送货单、签收记录、发票、银行流水以及双方后续通讯加以证明。
当这些资料能够互相印证时，即使没有一份正式签署的合同，企业仍然可能具有相当完整的合同及履约证据。
反之，如果聊天记录残缺、文件版本不一致、价格和数量不断变化，或者无法确认有关人员是否有权代表公司作出承诺，即使存在大量 WhatsApp 信息，诉讼中的举证仍然可能十分困难。
结语
没有正式签署合同，并不当然意味着双方之间不存在合同关系，也不当然意味着企业无法通过诉讼追讨欠款。
马来西亚法院在处理这类争议时，可能综合考虑双方的 WhatsApp、微信、电子邮件、报价单、采购订单、发票、送货及签收记录、付款记录以及实际履约行为，判断双方是否已经形成具有法律约束力的合同关系，并进一步确定有关合同条款。
但是，从企业合同管理和争议预防的角度，我们并不建议企业仅通过 WhatsApp 或其他即时通讯工具确认价格、数量、付款条件、交货安排、合同变更、验收或者其他重要商业事项。
如果实际业务需要先通过 WhatsApp 沟通，重要事项仍应尽快通过正式电子邮件、采购订单、确认函或者合同予以确认。
WhatsApp 可以成为证据，但不应当成为企业合同管理制度本身。
企业真正需要建立的，是一套能够完整记录交易如何达成、合同如何履行以及款项如何产生的文件体系。
发生争议后，越早保存完整聊天记录、交易文件及付款资料，越有利于律师判断合同是否成立、具体条款是什么，以及现有证据是否足以支持有关索赔。
免责声明： 本文仅供一般资讯参考，并不构成法律意见。读者应根据个别案件的具体事实及情况寻求专业法律意见。
